Cómo eliminar distractores de su jornada laboral

How to remove distractors from your workday

En una serie anterior de SmartBrief, expuse mi proceso de productividad de cinco pasos para líderes, que luego convertí en un Plan de productividad. Esta publicación es la primera en profundizar en el tercero de mis cinco pasos, para lograr la máxima productividad.

Bueno. Por lo tanto, hemos planificado nuestro trabajo (Paso 1) y hemos implementado sistemas para mantener a nuestra gente informada y remando en la dirección correcta (Paso 2). El siguiente paso (Paso 3) hacia una mayor productividad es arremangarnos y hacer el trabajo.

El problema con nuestra búsqueda de hacer más es que nunca hemos estado más distraídos en el trabajo que hoy. Además de los muchos distractores “tradicionales” que han plagado la productividad en el lugar de trabajo durante décadas, como pausas largas (para tomar café o fumar), compañeros de trabajo ruidosos y demandas en persona de nuestra atención (en forma de “visitas” conversaciones y reuniones programadas) nuevas tecnologías como los teléfonos inteligentes e Internet han agregado otras dimensiones a nuestra capacidad de distracción.

De acuerdo a investigación citada por la Society for Human Resource Management:

  • Los trabajadores son interrumpidos por correo electrónico, mensajes instantáneos y otras distracciones digitales casi 14 veces al día en promedio
  • El trabajador de oficina promedio de EE. UU. Pasa más de tres horas al día tratando de mantenerse al día con el correo electrónico del trabajo.
  • El trabajador del conocimiento promedio se comunica con las herramientas de comunicación cada seis minutos.

Cuando las personas desvían su atención de una tarea inconclusa para atender una distracción, pierden tiempo y su desempeño posterior de la tarea se ve afectado. Por ejemplo, si interrumpe la redacción de un correo electrónico para responder a un mensaje de texto, deberá volver a concentrarse cuando vuelva a prestar atención a terminar su correo electrónico. Ese poco de tiempo para ajustar sus compuestos de enfoque a lo largo del día. A medida que fragmentamos nuestra atención, aumenta la fatiga y el estrés, lo que negativamente afecta el rendimiento.

Por lo tanto, no es sorprendente que el primer componente de este paso de “hágalo” es eliminar los distractores.

A continuación, se muestran algunas formas de minimizar las distracciones para que pueda realizar su trabajo.

  1. Conéctese a su ritmo y su tiempo. No permita que la gente imponga su jornada laboral y su calendario. Hágales saber cuándo está disponible para reunirse, hablar, etc. Aprenda a sentirse cómodo sin responder de inmediato para que pueda hacer un trabajo real sin interrupciones.
  2. Encuentra un momento de tranquilidad. Ya sea temprano en la mañana antes de que todos se presenten en la oficina, durante el almuerzo o en cualquier otro momento, es probable que haya momentos en los que pueda trabajar sin tener que responder correos electrónicos, mensajes o golpes en la puerta o en la pared del cubículo. Para mí, este momento es temprano en la mañana, que es también cuando estoy más fresco, más alerta y más capaz de concentrarme y ser creativo.
  3. Cierre la puerta. Cuando cerramos la puerta, enviamos una señal de que no debemos ser molestados. Pero muy a menudo, los líderes dejan sus puertas abiertas porque quieren estar disponibles para otros cuando lo soliciten. Hacerlo puede parecer noble, pero debemos ser capaces de comunicar que también necesitamos hacer las cosas y que estaremos disponibles para nuestra gente en el momento adecuado.
  4. Corriente cortada. Esto incluye:
    • Apagar el teléfono (o al menos configurarlo en “silencio”) mientras trabaja.
    • Mantenerse alejado de las redes sociales y la web a menos que el trabajo lo requiera específicamente. (De acuerdo a una estudio de medios multiplataforma desde 2016, alrededor del 90% de los estadounidenses adultos usaban Facebook solo, pasando de 15 a 18 horas al mes en la plataforma. A informe de una agencia global de reubicación sugirió que la temporada de fútbol de fantasía de 15 semanas cuesta a los empleadores más de $ 14 mil millones en pérdida de productividad).
    • Cree una respuesta automática de correo electrónico que informe a las personas cuándo leerá y responderá el correo electrónico (a última hora de la mañana y de la tarde, cuando los niveles de energía suelen bajar, generalmente son buenos momentos para considerar) y haga lo mismo con su mensaje de correo de voz. Informe a las personas cómo pueden comunicarse con usted en caso de emergencia, por ejemplo, a través de su asistente.

Todas estas estrategias están destinadas a suavizar los efectos de los distractores impulsados ​​desde el exterior. Pero si realmente queremos concentrarnos y gestionar con más habilidad las distracciones de la vida digital, también debemos gestionar de forma eficaz nuestro recurso más preciado: nuestra atención. “La distracción viene de adentro” Nir Eyal ha dicho.

A continuación se ofrecen algunos consejos para centrar nuestra atención en el trabajo que tenemos entre manos.

  1. Establezca metas diarias. Anteriormente hablamos sobre el establecimiento de metas. Cuando establece metas diarias, puede centrar su atención más fácilmente en lo que debe hacerse. Piense en ello como una lista de tareas pendientes simplificada y priorizada que lo ayudará a mantenerse fiel a sus tareas más importantes.
  2. Establece plazos. Un incentivo adicional puede ser establecer plazos firmes con su jefe o cliente. Esto agregará responsabilidad y lo motivará a seguir adelante. Asegúrese de que los plazos sean razonables y estén lo suficientemente espaciados para realizar la tarea.
  3. Divida los proyectos en partes manejables. Los grandes proyectos pueden ser difíciles de manejar y permitir que su cerebro divague. Al dividir el trabajo, puede enfocar su mente en un área o en un tema a la vez.
  4. Practica la atención plena. De acuerdo a un estudio, la práctica de la meditación de atención plena se asocia con una mejora en el mantenimiento del enfoque y la atención. Aún más importante, los participantes tuvieron una mayor sensación de bienestar emocional y se desempeñaron mejor en las tareas.
  5. Pon un temporizador. Entrene su cerebro para hiperconcentrarse en una tarea usando el Técnica de tomate. Primero, decida qué tarea desea realizar. A continuación, configure su temporizador en 25 minutos y trabaje diligentemente durante ese tiempo. Tómese un breve descanso (cinco minutos) cuando suene, luego reinicie el temporizador y continúe. Después de cuatro rondas, tómese un descanso más largo (15-30 minutos).
  6. Cambie de tarea. Si su cerebro se “bloquea” y simplemente no puede seguir con algo, intente cambiar las tareas a otra cosa por un tiempo. Darle a su cerebro una variedad de cosas en las que trabajar puede ayudarlo a mantenerse alerta y productivo por más tiempo.

Naphtali Hoff, PsyD, (@impactfulcoach) es presidente de Coaching y consultoría impactantes. Echa un vistazo a su libro de liderazgo, “Convertirse en el nuevo jefe.” Leer su blog Y escucha a su podcast de liderazgo. Descarga su nuevo gratis plan de productividad y sus libros electrónicos, “Fundamentos básicos del liderazgo, “”Una solución épica para la falta de personal “ y “Cómo aumentar el impacto de su liderazgo. “

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