Por qué su próximo proyecto necesita un flujo de trabajo de aprobación

Why your next project needs an approval workflow

Un flujo de trabajo de aprobación es más que una secuencia de tareas. Es un medio de Proporcionar estructura al proceso de aprobación., asegurando que el trabajo reciba los recursos y la atención necesarios para mantener las cosas en movimiento.

Con un flujo de trabajo de aprobación, no debería haber ninguna pregunta sobre quién es responsable de dar la aprobación, cuándo esperar una decisión y cuáles son los próximos pasos en el proceso. Se trata de crear orden en una secuencia de acciones que fácilmente podrían volverse desordenadas sin un marco.

Los flujos de trabajo del proceso de aprobación también ayudan a estandarizar los procesos, establecer reglas o pautas organizativas y establecer expectativas. Esto, a su vez, minimiza los errores, evita retrasos y mejora la eficiencia, el compromiso, la productividad e incluso la calidad del trabajo en toda la empresa.

Y debido a que estos flujos de trabajo aumentan la transparencia, también ofrecen una oportunidad única para evaluar continuamente los procesos y las estructuras internas hasta que las operaciones se ejecuten como una máquina bien engrasada.

Creación de un proceso de aprobación de la gestión de proyectos eficaz

Los flujos de trabajo de aprobación son similares en diseño a los flujos de trabajo estándar; contienen muchos de los mismos componentes y secuencias de tareas. Aunque el proceso específico en sí diferirá de una organización a otra, lo siguiente suele ser clave para la organización y gestión adecuadas del flujo de trabajo:

  • Envíos: Ya sea que se complete a través de un formulario de solicitud, una solicitud o una factura, el flujo de trabajo del proceso de aprobación comienza con un envío de una parte a otra. Aunque no es una necesidad, considere la posibilidad de emitir un “recibo” al momento de la presentación para registrar la solicitud y proporcionar confirmación para el remitente.
  • Colas / portales: En este paso del proceso de flujo de trabajo de aprobación, los envíos están listos para su revisión. Las solicitudes se mueven a una cola o portal para esperar autorización o comentarios sobre los próximos pasos.
  • Productos: Los productos son los envíos que se encuentran en la cola o en el portal. En el siguiente paso del proceso de aprobación de la gestión de proyectos, estas presentaciones brindan a los gerentes directos un lugar para sopesar la disponibilidad de recursos antes de seguir adelante.
  • Aprobadores: Probablemente el componente más crítico del flujo de trabajo de aprobación sea el individuo (o individuos) responsable de aprobar la tarea. Dependiendo del flujo de trabajo, esto podría implicar una cadena secuencial de aprobación (por ejemplo, gerente, director, etc.) o simplemente un guardián para aprobar las solicitudes. Determine quién participará en la cadena de aprobación o actuará como guardián de un flujo de trabajo determinado.
  • Permisos: La mayoría de las veces, utilizará la tecnología para acelerar el proceso de aprobación de la gestión de proyectos. Estas herramientas tecnológicas asignan permisos a las personas que pueden ver, editar y aprobar (o rechazar) solicitudes. Determine qué puestos tendrán acceso a qué nivel de información o responsabilidad en el proceso.
  • Líneas de tiempo: Ningún flujo de trabajo del proceso de aprobación está completo sin una serie de fechas límite. De lo contrario, se encontrará con retrasos innecesarios que inevitablemente reducirán la productividad y la satisfacción entre los empleados.
  • Notificaciones: Si está utilizando una plataforma de software para el proceso de aprobación de la gestión de proyectos, configure el sistema para que emita notificaciones automáticas sobre dónde se encuentra la solicitud dentro del flujo de trabajo de aprobación de la gestión de proyectos. Esto es especialmente importante cuando las solicitudes deben pasar por una serie de aprobaciones antes de completarse.
  • Registros: La transparencia es de vital importancia para las organizaciones de hoy, por lo que siempre es aconsejable registrar todas las actividades que involucren una solicitud. Realice un seguimiento y documente todas las aprobaciones, ediciones, recomendaciones, etc. (así como quién hizo cada una) dentro del proceso de aprobación de la gestión del proyecto.

Aunque los flujos de trabajo de aprobación no son nada nuevo, no todas las organizaciones entienden cómo crear un flujo de trabajo de aprobación que pueda mejorar la eficiencia y la productividad de un equipo, ni siempre los consideran necesarios para las operaciones comerciales. Si no está roto, ¿por qué arreglarlo? Pero una vez que se toma el tiempo para establecer un flujo de trabajo de proceso de aprobación sólido, puede proporcionar una ventaja competitiva y conducir a una organización más sólida en su conjunto.

Chad Reid es el vicepresidente de marketing y comunicaciones de JotForm; es un colaborador frecuente de varias publicaciones de tecnología y negocios, y un mago absoluto con Vitamix.

Si te ha gustado este artículo, suscríbete a los correos electrónicos gratuitos de SmartBrief sobre liderazgo y transformación empresarial, entre los de SmartBrief más de 200 boletines informativos centrados en la industria.

");});}

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Open chat
1
¿En qué te puedo ayudar?
¡Hola! ¿En qué te puedo ayudar?