Programe tareas y reserve tiempo

Schedule tasks and block out time

En una serie anterior de SmartBrief, expuse mi proceso de productividad de cinco pasos para líderes, que luego convertí en un Plan de productividad. Esta publicación profundiza en el tercero de mis cinco pasos: hacer para lograr la máxima productividad.

Anteriormente, discutimos las listas de tareas pendientes y la necesidad de priorizar su lista (si usa una) para asegurarse de que realiza el trabajo más importante primero.

Si bien hay un lugar para mantener listas (muchos las usan con gran éxito), una estrategia aún mejor es programar tareas y reservar su tiempo. El bloqueo de tiempo es la práctica de planificar cada momento del día con anticipación y dedicar “bloques” de tiempo específicos para ciertas tareas y responsabilidades.

La razón por la que funciona el bloqueo de tiempo es simple. Cuando se anota una tarea en una lista, lo más probable es que lleve un tiempo completarla (muchas de las tareas enumeradas nunca se terminan). O puede optar por trabajar en la lista “de arriba hacia abajo” incluso cuando los elementos que se encuentran más abajo ofrecerán mayores beneficios.

Sin embargo, cuando se programa una tarea, usted se compromete a completar esa tarea específica en un momento determinado y espera que finalice cuando finalice el período. De hecho, se está diciendo a sí mismo: “Esta tarea es de gran importancia para mí, y le dedicaré tiempo y especial atención a ella, con exclusión de todo lo demás”. Es como si hubiera creado una reunión con usted mismo que no se puede interrumpir. Te preparas mentalmente para la tarea y haces todo lo posible.

El bloqueo de tiempo funciona porque nos ayuda a concentrarnos en hacer nuestro trabajo en ese momento. Esto es fundamental, ya que nuestros cerebros necesitan un enfoque constante cuando estamos en el trabajo. Ausencia de concentración y disciplina, Ley de Parkinson probablemente entrará en vigor. Esta ley establece que nuestro trabajo se expande para cubrir el tiempo disponible para su finalización. Por lo tanto, una tarea que debería requerir 20 minutos puede tomar el doble o el triple si no nos enfocamos en ella y simplemente “dejamos que suceda”.

Como el autor Nir Eyal escribe, “En esta época, no puedes llamar a algo que distrae a menos que sepas de qué te distrae”. (Verificar mi conversación de podcast con Nir para obtener más información sobre la productividad).

Para tareas más grandes y complicadas, reserve 90 minutos. Investigación realizada por Dr. Anders Ericsson de la Universidad Estatal de Florida y sus colegas descubrieron que la productividad y el rendimiento están en su punto máximo durante intervalos ininterrumpidos de no más de 90 minutos.

Ericsson y sus colegas estudiaron a los “artistas de élite”, personas que sobresalían en sus respectivos campos, como la música, el atletismo o el ajedrez. Descubrieron que la práctica ininterrumpida en intervalos de 90 minutos o menos (pero no más) con descansos entre sesiones funcionaba mejor para maximizar la productividad.

Si normalmente revisa el calendario del día siguiente la noche anterior o incluso esa misma mañana (que es una práctica saludable y productiva), se le recordarán los diferentes eventos que se han programado. Entonces estará listo para ellos, mentalmente y de otra manera. Cuando el “evento” aparece en su calendario, llama su atención. Y como no se ha programado nada más, puede sumergirse y hacer las cosas.

También le sugiero que considere reservar tiempo para algunas de sus tareas anulables. Estas son tareas que no es necesario realizar en este momento, pero son importantes y pesarán sobre usted hasta que se completen, como programar una reunión importante pero no urgente o reservar boletos de avión para unas próximas vacaciones familiares.

Saber que ha bloqueado el tiempo para esas cosas le permite trabajar en elementos priorizados sin preocuparse por encontrar tiempo para tareas anulables.

Naphtali Hoff, PsyD, (@impactfulcoach) es presidente de Coaching y consultoría impactantes. Echa un vistazo a su libro de liderazgo, “Convertirse en el nuevo jefe.” Leer su blog Y escucha a su podcast de liderazgo. Descarga su nuevo gratis plan de productividad y sus libros electrónicos, “Fundamentos básicos del liderazgo, “”Una solución épica para la falta de personal “ y “Cómo aumentar el impacto de su liderazgo. “

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